极简主义生活方式

整理的艺术1:资料整理术的思维方式

一、资料数据化备份

技巧说明:把所有资料都用扫描仪扫描成电子版,保存到电脑里,在网盘里备份,没有扫描仪其实相机拍照也行。

打印资料、重要的文件(合同、名片、收据、身份证、户口本…),所有你可能会用到资料都扫描,整理后放在电脑里,并备份到云盘,这样在外出的时候用手机也可以打开看了。

做这些的意义在于:

1.纸质的经常容易乱丢,有些东西丢了会很麻烦。将这些都变成图片,整理命名后放在电脑里,同时云盘备份就很安全了,数据的优势就是在于可以很简单的多重备份。


2.想要查找文件上的信息也不用翻箱倒柜,直接在电脑调出图片就可以直接看了。


3.而且命名的好的话要用的,通过关键词检索一下几秒钟就能找到,一些不是像户口这样特殊的证明材料直接打印出来就可以用了。


我的实践:

我的照片文件命名和管理:

关于电纸书:

饭饭觉得电子书会慢慢占据绝大部分书籍市场,虽然目前我也非常不适应用,我非常喜欢在我买的书上用黑色和橙色的笔画上我的阅读痕迹,多年后翻开会非常有感觉,而且纸质的书籍更容易让我沉浸到阅读当中.

但是我们必须承认实体书籍太过厚重,有轻便的电纸书可以替代,我们其实有必要慢慢开始使用电纸书进行阅读。因为工作的原因我每天都要在网页端阅读大量的文章,我现在非常习惯对着电脑屏幕深度阅读,所以人的阅读方式是能够改变的。当然,看到自己觉得非常经典的书籍,一定要买一本实体的书籍在上面留下自己的痕迹O(∩_∩)O!

二、纸质资料管理

技巧说明:必须保留的纸质资料用一个一个的透明文件夹,贴上标签来存放资料。生活中还是有文件不能变成打印资料使用,将这些都整理出来,用这种透明的袋子全部分类装好,每次用完及时归位。

ps:把所有的文件放到一个地方,分类好存放。要用的时候只要到这个地方就一定能够找到,这是一个非常有效的管理方式。

四、文件的命名

技巧说明:“项目名 +文件名 +制作日期”的格式来命名 这样 ,我们不仅可以用项目名 、文件名和制作日期来搜索文件 ,还能在文件夹内进行管理 ,按文件名重新排列文件后 ,所有文件就会按更新日期排列了。

这只是作者的命名方式,饭饭觉得根据自己的工作方式定制一套自己的命名规则,这点非常重要,它带来的便利和效率超乎你的想象,所以不要在随意的对文件夹、文档、文章命名了。

三、巧用邮件提高效率

技巧说明:用电子邮件共享、 保管会议资料。邮件发送日期不会改变,能够有严格的发送时间作为参考,而且可以对发件人进行搜索。

这是一条工作技巧,处理的事情太多,有时候会忘记一些以前做过的事情,邮件的一个发送记录可以很好的让你会想起来。虽然现在有很多免费的提高团队协作的工具,不过开始的时候很方便,总在一些细节的功能缺失让人很不爽,在没有成熟的这种产品出现,先用邮箱也未尝不可,毕竟大家学习和习惯一个工作方式还是挺麻烦的。

ps:现在无纸化办公非常流行,其实主要拜乔帮主所赐,ipad用来代替纸张实在太方便了,配一支好一点的手写笔,开会前把会议资料发到一个共享空间里,开会的时候人手一个pad,再也不用打印一堆的会议资料了。

五、重要的网页可以截图

技巧说明:不只是网页,聊天记录、打款记录、账号密码(这个截图备份+文字记录)、表格…有人会说聊天记录可以在qq上备份,但是其实重要的信息就一点点,而且不同平台,有的有备份,有的没备份,备份的方式也不一样,不如统统都截图备份,然后整理保存到电脑里,点开就能直接看到信息,不用慢慢的翻备份记录。需要复制使用的文字信息,可以用一个云笔记在保存。

我的实践:

网站资料截图备份:


ps:现在的浏览器很多都支持直接保存网页到云盘了,有道云笔记之类的软件在浏览器上安装一个插件也能直接右键保存网页或者选择的区域,因为我有大量的工作是和网页资料接触,后期会专门写一篇这方面的文章。

尾巴

本来饭饭想把作者的一些有用的技巧一条条列出来,不过这本书是12年出来的,很多都不适用于现在的人们,于是依据作者的思维写出一些自己的心得,分享给大家。

其实很多技巧可能你觉得对你来说并不很实用,但是你可以参考这种思维结合自己的经历整理出一些方法,提高你生活的品质!可以加饭饭微信好友和饭饭讨论O(∩_∩)O。

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